Sah! – Di era digital, penggunaan dokumen elektronik semakin marak, termasuk dalam urusan bisnis dan administrasi perusahaan. Salah satu elemen penting dalam dokumen digital adalah tanda tangan elektronik.
Tapi, apakah perusahaan wajib memilikinya? Apa manfaatnya, dan bagaimana legalitasnya di mata hukum Indonesia? Artikel ini membahas tuntas pentingnya tanda tangan elektronik bagi perusahaan.
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Menurut UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Ada dua jenis:
- Tanda tangan elektronik biasa: Dibuat tanpa sertifikat digital, biasanya berupa gambar atau tulisan tangan digital.
- Tanda tangan elektronik tersertifikasi: Dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakui pemerintah.
Apakah Perusahaan Wajib Memiliki Tanda Tangan Elektronik?
Tidak ada kewajiban mutlak, tetapi sangat dianjurkan. Berikut beberapa alasan:
- Untuk Efisiensi Administrasi Dokumen bisa ditandatangani tanpa harus dicetak dan dipindai.
- Sah Secara Hukum Tanda tangan elektronik tersertifikasi diakui sah dan memiliki kekuatan pembuktian yang sama seperti tanda tangan basah.
- Dipakai dalam Layanan Pemerintah Banyak sistem pemerintah (seperti OSS, DJP Online, LKPP) yang mendukung atau mewajibkan tanda tangan elektronik.
- Meningkatkan Keamanan Data Dengan enkripsi dan otentikasi, lebih aman dari pemalsuan dibanding tanda tangan biasa.
Bagaimana Cara Mendapatkan Tanda Tangan Elektronik Resmi?
Perusahaan bisa mendaftar ke Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah disahkan oleh Kominfo, seperti:
- Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE)
- PrivyID
- VIDA
- Digisign
Langkah-langkah:
- Daftarkan identitas perusahaan.
- Verifikasi dokumen legal (NIB, akta, NPWP, dsb).
- Aktivasi tanda tangan digital melalui aplikasi/website PSrE.
Apa Risiko Jika Tidak Menggunakan Tanda Tangan Elektronik Resmi?
- Dokumen elektronik bisa dianggap tidak sah atau diragukan keabsahannya.
- Potensi sengketa jika dokumen dipalsukan.
- Proses administrasi bisa lebih lambat dan tidak efisien.
Meskipun tidak wajib secara eksplisit, memiliki tanda tangan elektronik resmi sangat direkomendasikan bagi perusahaan modern.
Selain mempercepat proses bisnis, tanda tangan digital meningkatkan legalitas dan keamanan dokumen perusahaan. Di era digital yang makin kompleks, adopsi teknologi seperti ini bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
Kunjungi laman sah.co.id dan instagram @sahcoid untuk informasi menarik lainnya.
Jika membutuhkan konsultasi legalitas bisa klik tombol WhatsApp di kanan bawah atau melalui 0851 7300 7406
Sumber:
- UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
- PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
- Situs Resmi Kominfo dan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik
